こんな会議から抜け出しましょう【vol.039】

皆さんは会議に参加して次のような光景を見たり、
感じたりしたことはありますか?

どうぞチェックしてみてください。

・会議の名称が分からない
・会議とは名ばかり実態はミーティング
・資料がその場で配布される
・突然参加しろと言われる
・参加者が遅れてくる
・参加者の人数が多い
・途中で席を外す参加者がいる
・内職(=別のこと)をしている参加者がいる
・居眠りしてる人参加者がいる
・発言を一回もしない参加者がいる
・社長や上司ばかりが話している
・参加者がお地蔵さんに見える
・資料を提出しない参加者がいる
・資料の内容に記入漏れや間違いが多い
・時間が長い
・開催の時刻はいつも仕事が終わる5時以降
・終わりの時間が決まっていない

一つでも当てはまればその会議に問題あり、ですよ。

もう、こんな会議から抜け出しましょう!ねっ^^

一つずつ見ていきましょう。
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●会議の名称が分からない
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会議の名称は何ですか?
定例会議?月例会議?えーっと何だっけ?
すぐに名称が出ないのは形骸化している現れです。

会議の名称には、何をする会議かが分かる名称を付けましょう。
例えば「予算決定会議」とか「経費削減会議」とか。

●会議とは名ばかり実態はミーティング
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何かを決めるのが会議です。
会議と言いつつ、
情報の伝達・共有だけになっている会議があります。

それは会議とは言わずミーティングと言います。
メールを使えば何も顔を突き合わせる必要はありません。

メールだと見逃す恐れがあるから、
顔を突き合わせた方が良いと思いますか?
そもそもメールを見逃す企業体質の方が問題です。

●資料がその場で配布される
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時間が長くなる原因です。
資料説明のための時間が増える元凶です。

会議資料は事前配布が原則。
予め参加者に意見を考えてきてもらいましょう。
会議は議論する場、読み合わせをする場ではありません。

●突然参加しろと言われる
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突然上司から「君も参加して」と言われる会議ほど
ムダな会議はありません。
このパターンは実態がミーティングになっています。

●参加者が遅れてくる
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参加者が会議を軽んじています。
遅刻を認めて参加を許している主催者も、実質
意味の薄い会議である事を認めていることになります。
遅れたら参加出来ないくらいの対処が必要です。

ただし、お客様より会議が大事は本末転倒です。

お客様が優先だから会議欠席も止む無しとする考えも
会議そのものの重要性を無くします。

●参加者の人数が多い
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人数が多いと意見が出にくい環境が生まれます。
社会心理学では「社会的怠惰」とか「社会的手抜き」と言います。

自分一人が頑張らなくても、とか
誰かが決めてくれるでしょ、などの心理が働き
参加者のパフォーマンスが低下します。

会議は必要最低限の人数で行い、
ついでの参加者は無くしましょう。

ついでの参加者とは、
君も話を聞いていた方が良いから参加しなさい、と
上司から促されて参加する人のことです。

●途中で席を外す参加者がいる
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これも、会議を軽んじている証拠です。
会議の時間が長いのも原因です。
会議の時間を30分を区切りにすれば
終わってから用件を済ませても多くは問題にならないでしょう。

●内職(=別のこと)をしている参加者がいる
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参加者数が多い、ついでの参加者が多いと、
中にこういう参加者が出て来ます。

●居眠りしてる人参加者がいる
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同上です。

●発言を一回もしない参加者がいる
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意見のない人は参加してはいけません。

他の理由として、社長や役職者ばかりが話していて
意見を言いにくい環境にある場合があります。

●社長ばかりが話している
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普段のコミュニケーションがない、
社長に報告・連絡・相談がない現れです。

何も話してくれない子供に干渉する親と一緒。不安の現れ。

だから社長はここぞとばかりに会議の場を、
上意下達の場にしてしまうのです。

解決策は、社長に報告・連絡・相談を頻繁にすることです。
そして自分は会議に出席しなくても良いと思わせることです。

「その件は前に相談があった件だな、
部長の君の判断に任せるよ。」
と言わせるくらいコミュニケーションを密にしましょう。

社長を安心させてあげてください^^

●参加者がお地蔵さんに見える
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ふと周りの参加者を見ていたらお地蔵さんが並んでいるように見えた。
そんな状況は、上意下達の場になっています。

●資料を提出しない参加者がいる
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決められた資料も出さない人を参加させてはいけません。
きちんと提出している人のモチベーションが下がります。

●資料の内容に記入漏れや間違いが多い
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やっつけ仕事だとこうなります。
実際はやっていないので書けないため、
会議中に口頭説明でごまかそうとする人に多い傾向です。
会議が軽く見られている証拠です。

●時間が長い
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終わり時間を決めていないからです。

●終わりの時間が決まっていない
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決めないからです。決めましょう。
会議のはじめに全員で終わり時間を確認することです。
そうすると無駄な話、横道にそれなくなります。

時間がきたら途中でも終了することです。
これを繰り返すと文化が根付きます。

●開催の時刻はいつも仕事が終わる5時以降
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経営者のコスト意識が高いからです。

不払い残業で支出を減らしています。
だから社員のコスト意識が生まれません。

それに一番疲れている時間帯に会議をするのは非効率です。
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会議を変えたいと思っている方に、私からお勧めしたい本があります。
会議の手直しについて、とても分かりやすくまとめられています。
ご一読されてはいかがでしょう。

●『脱会議』今日からできる!仕事革命/横山信弘著
発行:日経BP社

あなたの所の社長や上司に読んでもらうのが
一番いいかも知れませんね^^

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